+48 507 132 956
ul. Starowiejska 26/3, 81-356 Gdynia
Email
Dopuszczalność rozwiązania umowy o pracę za pośrednictwem e-maila
W aktualnej sytuacji zagrożenia koronawirusem pracodawcy są zmuszeni poszukiwać oszczędności i ciąć koszty, wielu z nich skłania się ku procedurze zwolnień grupowych lub rozwiązywania umów z poszczególnymi pracownikami. W standardowej sytuacji pracodawca za pośrednictwem osoby upoważnionej wręcza pracownikowi dokument wypowiedzenia, którego odbiór jest przez pracownika kwitowany. Obecnie może to być bardziej skomplikowane, skoro wielu pracowników pracuje w domu, zdalnie. Biorąc również pod uwagę ograniczenia związane z funkcjonowaniem poczty, wiele osób rozważa dopuszczalność wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę mailem.
I. Brak rozwiązań w kodeksie pracy
Kodeks pracy nie przewiduje możliwości wypowiedzenia umowy o pracę mailem, opierając się na klasycznym, trochę już przestarzałym rozwiązaniu wymagającym formy pisemnej:
Art. 30 § 3 kodeksu pracy:
Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie.
Należy jednak pamiętać, że w szczególnych sytuacjach (przewidzianych w art. 300 kodeksu pracy) w prawie pracy mogą być stosowane zapisy kodeksu cywilnego, a ten ostatni jest w kwestii nowoczesnych technologii bardziej elastyczny.
Art. 781 kodeksu cywilnego
- 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
II. Niedopuszczalność przesłania dokumentu wypowiedzenia w formie zdjęcia lub skanu
Należy pamiętać, że wymóg podpisu elektronicznego nie może być utożsamiany z wysłaniem wypowiedzenia w formie zdjęcia lub skanu na adres poczty email pracownika, faxem czy za pośrednictwem popularnych komunikatorów, takich jak whatsapp czy facebook. Taka sytuacja jest niedopuszczalna, na co wyraźnie zwrócił uwagę Sąd Najwyższy. Chociaż jego orzeczenie jest sprzed ponad 10 lat i w międzyczasie pojawiły się wyroki, które dopuszczały większą elastyczność formy wypowiedzenia umowy pracownikowi należy przyjąć, że za sprawą nowelizacji kodeksu cywilnego i wprowadzenia przywołanego wyżej art. 781 kodeksu cywilnego sprawa została rozstrzygnięta.
Należy więc zgodzić się z poglądem (por. uzasadnienie Wyroku Sądu Najwyższego z dnia z dnia 24 sierpnia 2009 r., I PK 58/09), iż:
„Wymaganie zachowania podpisu własnoręcznego nie jest dochowane, gdy nie jest to znak oryginalny, a jedynie odtworzony za pomocą kalki, kserokopiarki, skanera, faksu itp. (…)”
Uzasadniając swoje stanowisko i szczególne wymogi dotyczące formy wypowiedzenia umowy o pracę, którym musi sprostać pracodawca, Sąd Najwyższy po raz kolejny powołał się na gwarancyjną funkcję prawa pracy i wynikającą z niej potrzebę ochrony interesów pracownika jako „słabszej ekonomicznie” strony stosunku pracy.
Wypowiedzenie umowy mailem jest dopuszczalne, ale pod warunkiem posługiwania się podpisem elektronicznym.
Oznacza to, że najbezpieczniejszą formą rozwiązania umowy o pracę, z punktu widzenia pracodawcy, jest wysłanie dokumentu opatrzonego podpisem elektronicznym, ewentualnie wysłanie wypowiedzenia drogą tradycyjną, za pośrednictwem poczty. Dla odmiany obostrzenia te nie mają zastosowania w przypadku pracownika, który jako „słabsza strona stosunku pracy” ma znacznie większe pole manewru.